Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

SkyeTec AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i UnitBoard. Kontakt oss på post@unitboard.no ved spørsmål om personvern.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Kategori	Opplysninger	Hvem gjelder det
Kontaktinformasjon	Navn, e-post, telefonnummer	Alle brukere
Boliginformasjon	Adresse, boenhet, eierandel, innflytting, husleie	Eiere og leietakere
Sakshåndtering	Saker, kommentarer, bilder, tilbud	Alle brukere
Varslingspreferanser	Valg for e-post, push og SMS per hendelsestype	Alle brukere
Parkering	Parkeringsplass, bilregistreringsnummer	Eiere og leietakere
Teknisk informasjon	Sesjonsinformasjon, push-abonnement	Alle brukere
Sikkerhetslogg	Handlinger utført i systemet, bruker-ID, IP-adresse og tidspunkt	Alle brukere
Fakturaer og økonomi	Fakturareferanse, beløp og forfallsdato/faktureringsperiode knyttet til oppdrag og plattformabonnement	Leverandører og boligselskap
Innloggingskoder	E-postadresse eller telefonnummer, og for e-post en hashet engangskode med kort levetid	Alle brukere
Styrearbeid	Signering av møtereferater, og stemmer/fullmakter i generalforsamlingsmodulen der den er i bruk	Eiere og styremedlemmer
Kontaktpersoner	Navn, telefon og e-post for nødkontakter og forsikringskontakter	Eiere og styremedlemmer
Tilbakemeldinger	Innsendte tilbakemeldinger om plattformen	Alle brukere

3. Rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger på følgende grunnlag:

Grunnlag	Artikkel	Brukes til
Rettslig forpliktelse	Art. 6(1)(c)	Borettslagsloven og eierseksjonsloven pålegger styret å føre register over eiere og beboere. Regnskapsloven krever oppbevaring av økonomisk dokumentasjon.
Avtale	Art. 6(1)(b)	Behandling som er nødvendig for å oppfylle avtalen mellom boligselskapet og dets medlemmer, og mellom boligselskapet og leverandører.
Berettiget interesse	Art. 6(1)(f)	Administrasjon av vedlikehold, kommunikasjon mellom styre og beboere, og drift av plattformen. Vår interesse er veid mot den registrertes rettigheter og friheter.

Vi bruker ikke samtykke som rettslig grunnlag for kjernebehandlingen. For valgfrie varslingskanaler (SMS, push, e-post) velger du selv hva du ønsker å motta under varslingsinnstillingene.

4. Databehandlere

Vi bruker følgende tredjepartsleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne:

Leverandør	Formål	Lokasjon
Hetzner	Hosting, database og fillagring	EU (Finland)
Microsoft Azure (Communication Services)	E-postutsending	EU (Nord-Europa)
Twilio	SMS-verifisering og SMS-varsler	USA (med EU Standard Contractual Clauses)
Sentry	Feilsporing og feillogger	EU (Tyskland)
Nettleserens push-tjeneste (Google, Apple eller Mozilla, avhengig av nettleseren du bruker)	Levering av push-varsler	USA/EU, avhengig av leverandør

Alle databehandlere er underlagt databehandleravtaler i henhold til GDPR artikkel 28. Feilrapporter til Sentry inneholder bruker-ID og brukerrolle for feilsøking, men ikke navn, e-post eller telefonnummer. Innholdet i push-varsler er kryptert ende-til-ende, slik at push-tjenesten som leverer varselet ikke kan lese teksten i det.

5. Oppbevaring og sletting

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til det. Når et brukerforhold opphører, slettes eller anonymiseres opplysningene med mindre annen lovgivning krever lengre oppbevaring (f.eks. regnskapsloven, 5 år). Engangskoder til innlogging utløper kort tid etter utsending og kan bare brukes én gang. Sikkerhetsloggen oppbevares for å kunne etterprøve hendelser og ivareta sikkerheten i tjenesten.

6. Dine rettigheter

Som registrert har du rett til:

• Innsyn — be om kopi av opplysningene vi har om deg (Art. 15)
• Retting — korrigere uriktige opplysninger (Art. 16)
• Sletting — be om at opplysningene dine slettes (Art. 17)
• Dataportabilitet — motta dine data i et maskinlesbart format (Art. 20)
• Innsigelse — protestere mot behandling basert på berettiget interesse (Art. 21)

Kontakt oss på post@unitboard.no for å utøve dine rettigheter.

7. Klage

Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at behandlingen av personopplysningene dine ikke er i samsvar med personvernregelverket.

8. Sikkerhet

Vi beskytter personopplysninger gjennom tilgangskontroll på databasenivå (Row Level Security), kryptert kommunikasjon (HTTPS), og autentisering via engangskode sendt på SMS eller e-post. Tilgang til data er begrenset til den rollen brukeren er tildelt.

9. Informasjonskapsler (cookies)

UnitBoard bruker én informasjonskapsel, auth-session, som identifiserer den innloggede økten din. Den er strengt nødvendig for å holde deg innlogget og for at systemet skal kunne håndheve tilgangskontroll, varer i inntil 30 dager, sendes kun over HTTPS og deles ikke med tredjeparter. Fordi den er strengt nødvendig for tjenesten du selv har bedt om, krever den ikke samtykke etter ekomloven § 3-15.

Vi bruker ikke analyse- eller sporingscookies. Feilsporingstjenesten Sentry (se punkt 4) setter ikke egne informasjonskapsler i nettleseren din.

10. Kontaktskjema på unitboard.no

Når du sender inn kontaktskjemaet på forsiden, behandler vi navn, e-post, rolle og eventuell melding for å besvare henvendelsen din. Opplysningene sendes som e-post til kontakt@unitboard.no og lagres ikke separat i UnitBoards database.

• Formål: Besvare henvendelsen og eventuelt følge opp om demo eller samarbeid.
• Rettslig grunnlag: Berettiget interesse (Art. 6(1)(f)) — å besvare henvendelser fra interesserte. Du kan når som helst be om at vi sletter henvendelsen.
• Lagringstid: Henvendelser slettes fra innboksen senest 12 måneder etter siste kontakt, med mindre dialogen har resultert i et kundeforhold.
• Mottakere: Kun ansatte i SkyeTec AS med behov for å besvare henvendelsen. E-post leveres via Microsoft Azure Communication Services (se punkt 4).

11. Endringer

Denne erklæringen kan oppdateres. Ved vesentlige endringer vil vi varsle berørte brukere gjennom plattformen.